Distrações – quem nunca teve uma no trabalho que atire a primeira pedra.
Eu mesmo já passei por isso no início da minha carreira…
Contando um pouco da minha história
Quando comecei a trabalhar eu podia escolher meus horários porque atuava como professor de inglês, alemão e francês. Isso era super legal para mim porque eu tinha flexibilidade e poderia usar meu tempo livre para focar mais no que eu estava estudando na época da faculdade.
O que acabava acontecendo é que como eu tinha mais tempo disponível, eu também tinha tempo para ter mais distrações, ou seja, o tempo livre tirava meu foco.
Aí que entra o poder da escolha. Você saber o que você quer alcançar e direcionar seus objetivos.
Mas como fazer isso se estou trabalhando em uma empresa?
Os horários fixos de trabalho ajudam e atrapalham ao mesmo tempo.
Não há como negar que a grande massa trabalhadora se sente sobrecarregada, e isso, vem de alguns fatores. Excesso de trabalho, pouca mão-de-obra e, também, falta de preparo adequado.
A falta de preparo, ou treinamento, para executar determinadas tarefas impacta diretamente na produtividade. Além disso, a falta de conhecimento leva ao famoso “enrolar” que não permite concluir uma atividade sem um determinado “tédio” que ocorre pela falta de foco.
Qual a definição para distrações?
Quando começamos a pensar sobre distrações pensamos logo em algo ruim, algo negativo que não está contribuindo para o nosso desenvolvimento.
Que tal analisarmos o que as distrações podem significar?
Se formos buscar uma definição para este termo, teremos algumas possibilidades, segundo o Dicionário Online de Português, Dicio:
- Falta de atenção em relação ao mundo exterior; desatenção.
- Aquilo que resulta dessa falta de atenção; irreflexão, inadvertência.
- O que se faz por entretenimento, passatempo, divertimento; diversão.
- Estado de quem está completamente voltado para si mesmo.
O interessante que podemos perceber é que distração nem sempre é algo ruim. Para você pensar que é ruim , tudo depende de quando ela acontece e quais as consequências que ela traz para a sua rotina ou sua vida.
E onde aparecem as distrações em nossas vidas? Vamos ver a seguir…
Um cenário sem culpas
Vamos imaginar esta pergunta mais do que “inocente” em plena segunda-feira: “E aí? Como foi o seu final de semana, João?”, parece uma pergunta inocente que acontece no intervalo do cafezinho, mas quando você menos percebe, lá se foram 10 minutos do seu tempo e da empresa.
Ah Ricardo, você está sendo muito radical, todo mundo precisa de uma pausa durante o dia.
Concordo, sem sombra de dúvidas. Mas quantas destas pausas você tem feito ultimamente?
A Dra. Gloria Mark, Professora de Informática na Universidade da Califórnia, Irvine, alega que distrações como esta do cafezinho ou papo de corredor são estressantes e custam caro. Nos seus estudos, ela constatou que uma pessoa mediana leva 23 minutos para recuperar sua concentração total na atividade que estava fazendo antes de sofrer a interrupção.
Você já parou para pensar nisso?
O que dizem os estudos sobre o assunto
Buscando ainda mais base em estudos, o The Overload Research Group, que é um grupo de pesquisadores acadêmicos e corporativos, se dedicou a reduzir a quantidade de informações que as pessoas precisam lidar o tempo todo. Eles constataram que trabalhadores americanos gastam aproximadamente 25% do seu tempo lidando com “informações que nunca param de chegar”. Este “problema” custa às empresas o valor exorbitante U$ 997 bilhões por ano.
A grande maioria está cheia de distrações
De acordo com uma pesquisa da Udemy for Business realizada em 2018, aproximadamente 3 de cada 4 trabalhadores admitem que se sentem distraídos quando estão no trabalho. Destes 75%, 16% alegam que estão distraídos quase o dia inteiro. O problema é maior com os chamados “Millennials” e “Geração Z”, onde 74% admitem a distração em suas rotinas diárias.
Mas porque é tão difícil manter a atenção?
O que acontece com as empresas e funcionários se as distrações fogem do controle?
Como você já deve esperar, distrações em excesso podem ter um efeito seríssimo na empresa, principalmente na sua base. O gerente Geral da Udemy for Business, explica.
“Uma das descobertas mais chocantes que nós identificamos foi que 34% dos colaboradores gostam menos do seu trabalho quando eles se encontram em ambientes ricos em distrações. 66% dos colaboradores nunca discutiram ações para reduzir distrações no ambiente de trabalho com seus gerentes. Quando as distrações no trabalho são reduzidas, sejam elas por treinamentos ou políticas de trabalho, nós identificamos que 75% dos colaboradores são mais produtivos. 57% tiveram um aumento na sua motivação e 49% estão mais felizes no trabalho. Estas estatísticas foram confirmadas ainda pelas descobertas do estudo da Universidade da Califórnia Irvine (UC Irvine). O estudo mostrou que “pessoas compensam as interrupções trabalhando mais rapidamente, e isso vem com um alto preço. Elas sofrem mais estresse, aumentam suas frustrações, sentem a pressão do tempo e seu esforço. Além dos impactos da carga emocional nos colaboradores, os negócios também sentem as consequências. Isso é porque mesmo a menor das interrupções pode dobrar a taxa de erros do colaborador.” (veja o artigo)
Quais outras implicações existem?
Heather Myers, Chief Psychology Officer da empresa Traitify, que analisa a ciência de personalidades, complementa que a decrescente produtividade que surge a partir da distração pode afetar negativamente as emoções. Ela afirma ainda que tentar camuflar estas emoções pode afetar a saúde dos colaboradores.
Se os colaboradores não estiverem falando com seus superiores, as chances deles colaborarem efetivamente com novas soluções serão menores.
Ainda, a situação irá piorar com o passar do tempo.
Para finalizar, ela complementa que os colaboradores não irão somente ficar ressentidos com seus colegas, mas também com os gerentes. Isso pelo fato deles terem criado uma cultura onde colaboradores não ficam à vontade para contribuir.
E como isso está associado com você?
Será que você anda distraído?
Para saber se você anda muito distraído e já nem percebe isso na sua vida, criamos uma pesquisa simples para auxiliar você a identificar o seu cenário. Aproveite e veja como você está nesse cenário:
Quantos intervalos você faz diariamente?
Você tem um bloqueador de anúncios (Ad Blocker)?
Qual seu modo favorito no celular?
Você tem um colega de trabalho comunicativo?
Você tem acesso às suas redes sociais do seu computador do trabalho?
Você faz uso de aplicativos de produtividade para se manter focado enquanto trabalha?
Você já se pegou assistindo Netflix e navegando pelo feed do Facebook ao mesmo tempo?
O que você acha das notificações no celular?
Quanto barulho tem na sua área de trabalho?
Quantas abas estão abertas no seu navegador simultaneamente?
Você fica com seu celular por perto quando está trabalhando?
Como é seu local de trabalho?
Share your Results:
Apenas um alerta: Este teste é apenas uma abordagem simples e não clínica. Ele pode servir como um bom indicativo de que você está muito distraído no seu trabalho. O teste possui validação científica, mas não deve ser interpretado como uma regra rígida. Por este motivo interprete os resultados com bom senso. Ainda, observe se o seu estado atual não é fruto de algum acontecimento pontual recente que pode estar influenciando a sua concentração no momento do teste.
Se você busca um teste clínico ou comprovado cientificamente acompanhado de um profissional, adquira um teste validado com um profissional habilitado.
Quais os benefícios de se livrar das distrações?
Existem inúmeros fatores que, para muitos, são bastante claros, mas vamos citar alguns que afetam diretamente as pessoas.
O impacto que um ambiente com menos distrações e mais respeito ao colaborador pode trazer é enorme. O que precisa ser analisado é o quanto a estrutura aberta de comunicações dentro de empresa auxilia ou atrapalha neste processo.
Você já teve a experiência de trabalhar em diferentes ambientes? Em qual ambiente você acredita ser mais produtivo?
Às vezes não temos a escolha do ambiente por inúmeros fatores e precisamos encontrar uma forma de nos livramos das distrações!
E como posso me livrar das distrações?
A forma como as distrações e queda de produtividade vem sendo debatidas ajudam a aumentar a clareza sobre o que precisa ser feito. Entretanto existem alguns problemas associados como custo de investimento a longo prazo, bem como a logística interna das empresas não permite mudanças repentinas.
Como não podemos gerar uma dependência das empresas para resolverem os principais problemas, precisamos encontrar outras soluções para resolvermos esta situação.
Confira na lista a seguir sete formas para se livrar das distrações e alcançar um alto nível de produtividade, aprendendo a manejar as distrações que enfrentamos no nosso dia-a-dia.
1. Esteja preparado para distrações
Imagine uma vida com 100% de foco o tempo todo. Conseguiu? Então, por favor, compartilhe comigo.
Até hoje nunca vi alguém que pudesse ficar focado 100% do seu dia em uma única coisa. Precisamos de inúmeros fatores complementares para conseguir manter o foco e não ter distrações ou interrupções.
Você precisa ter muita energia mental e física para cuidar das suas prioridades, visitas, e se disciplinar quanto ao uso da tecnologia. Então, é vital que você cuide de si mesmo. O Dono do Tempo é sobre isso!
A falta de energia reduz a sua concentração e tempo que você consegue ficar com energia o suficiente para lidar com atividades ao longo do dia. Um outro fator que influencia muito é que muitas pessoas não dormem o suficiente por causa das distrações que a tecnologia trás para dentro de casa. Facebook, WhatsApp, Twitter são apenas alguns exemplos. Verifique como você pode começar a mudar seus hábitos já neste quesito. Comece desativando as notificações diversas no seu smartphone.
A falta de hidratação adequada também pode fazer com que você se sinta cansado e, por consequência, baixe sua energia. Com a energia baixa, isso resultará em um impacto direto no seu pensamento, então beba água. Um copinho por hora é suficiente para criar o hábito.
Tome um pouco de ar fresco e faça uma leve caminhada durante o dia – ambos te darão mais energia. Tente evitar almoços pesados e lanches cheios de açúcar já que eles vão acabar com a sua concentração no final do dia. Isso é um assunto que dediquei um módulo inteiro do Dono do Tempo para explicar como chegar neste tipo de resultado.
2. Aprenda a organizar seu dia
Todos temos um certo momento do dia que conseguimos produzir e nos concentrar mais facilmente.
Organize suas atividades mais importantes para estes momentos do dia para que você sempre esteja no controle da situação e que seja no seu momento adequado.
Se você precisa de concentração para avaliar contas bancárias, por exemplo, e consegue trabalhar sem interrupções perto do almoço, reserve este horário. Ou se for melhor logo de manhã… enfim, escolha o que fica mais coerente para você.
Algo que também irá aumentar sua produtividade é ter o hábito de ter uma lista de atividades e acompanhar seu progresso. Seja para alcançar um prazo ou lembrar-se de que você precisa almoçar antes das 15h. Crie uma lista base para o seu dia e deixe em torno de 25% do seu tempo sem agendamentos. Este tempo não será ocioso. Ele será destinado para os “imprevistos”.
É fácil nos distrairmos (ou evitar começar uma atividade) quando a atividade parece impossível. Da mesma forma se sentirmos que esta atividade irá demandar um enorme esforço e tempo para realizar esta atividade.
Assim, se você está buscando motivação para fazer aquela atividade que parece impossível e interminável, fique atento. É muito mais fácil se motivar a fazer pequenas atividades, do que ficar evitando fazer uma atividade mais complexa. (Não que eu recomende este tipo de abordagem).
Você pode testar a técnica Pomodoro, ela funciona perfeitamente nestes casos para produtividade simples.
3. Controle como você gasta seu tempo e elimine distrações
As distrações surgem de várias formas e as principais de formas “ocultas”.
Às vezes, não é nem o Facebook, jogos ou imagens de gatinhos, mas é algo oriundo do próprio trabalho.
Algumas atividades são menos importantes do que outras, ou prioritárias, se preferir. Se você passa mais tempo nestas atividades do que naquelas que você deveria tratar como prioridade, então você está na verdade perdendo tempo.
Você vive se perguntando onde todo o seu tempo foi parar? Mesmo quando você sente que tem trabalhado o tempo todo, confira neste artigo como parar de perder tempo.
4. Elimine distrações de Sites e Aplicativos
Se você sente dificuldades de ficar longe do Facebook enquanto está trabalhando, remova os atalhos do seu navegador, ou até mesmo desinstale o aplicativo do seu celular.
Segundo pesquisas, verificamos nossos smartphones 47 vezes por dia e mais de 2,42 horas por dia.
Adote medidas para evitar distrações durante o trabalho. Desligue notificações ou até coloque seu celular no modo avião. Se você precisar de medidas mais extremas bloqueie alguns sites que te distraem com extensões/plug-ins para o seu navegador como por exemplo o “Block & Focus” para Chrome, e o “BlockSite” para Chrome e Firefox.
Não somos tão bons em multitasking quanto achamos. Quanto menos coisas que você tiver abertas, mais você vai conseguir se concentrar.
Entenda melhor porque você deve parar agora mesmo de realizar várias atividades ao mesmo tempo, lendo o nosso artigo 5 Razões Que Multitasking Está Acabando Com Você.
5. Gerencie as outras pessoas
A não ser que você trabalhe remotamente da sua casa, colegas de trabalho visitando sua mesa podem ser uma grande fonte de distração.
Se você não quer ser incomodado quando você está focado em um projeto, considere trabalhar de casa, ou em uma sala de conferências, como uma maneira de evitar interrupções.
Legal, Ricardo, mas eu não tenho como trabalhar de casa, o que faço?
Deixe claro para seus colegas que você não quer ser interrompido durante um certo período. Você tem o direito de poder focar para conseguir entregar um projeto.
Faça da sua área de trabalho um ambiente menos convidativo – tire as cadeiras extras ou se levante cada vez que um colega te abordar para conversar. Quanto menos confortável, no sentido de haver tempo para ficar de bate papo, mais rápido a interrupção termina.
Estes é um dos motivos de várias empresas usarem ilhas ou “baias” no ambiente de trabalho e manterem uma estrutura aberta.
6. Treine seu cérebro a se concentrar
Não adianta bloquear estímulos externos com fones de ouvidos ou bloquear sites que te distraiam, se o seu cérebro ainda é o seu pior inimigo.
Acredite, a maior falta de resultado no trabalho é apenas culpa sua! Você precisa saber no que você é realmente bom.
Se o seu cérebro fica pulando de pensamento em pensamento quando você tem coisas para fazer, você precisa aprender a se controlar e focar. Este também é um dos assuntos do Dono do Tempo.
Às vezes é uma questão de prestar atenção ao seu nível de atenção. Uma boa solução para isso é exercitar sua concentração e foco com a meditação e alimentar-se de forma adequada.
Concluindo
Distrações vem de todos os lados e todos os dias. Elas diminuem nossa produtividade e performance e aumentam nosso estresse.
Pense sobre o que te distrai mais durante seu dia de trabalho, e você vai perceber que a tecnologia vai aparecer com bastante frequência nesta lista.
Para auxiliar neste processo, compre um caderno pequeno e anote ao longo de uma semana todas as distrações que você consegue perceber. Use uma folha para cada dia da semana. No final da semana analise todas as interrupções e, provavelmente, você encontrará um padrão. Um detalhamento maior sobre isso você encontra no Dono do Tempo.
Algo mais?
Outra sugestão é buscar adotar novos hábitos para ajudar você a controlar o que te distrai. Analise com cuidado o uso que você faz do seu celular, e-mail e redes sociais. Você precisa de tudo com você o tempo todo? Quais são os seus limites ideais?
Deixe claro para as pessoas que você não quer ser incomodado. Se não se sentir confortável dizendo isso, simplesmente evite ambientes que podem ser uma distração. Procure um lugar tranquilo para trabalhar. Mantenha sua lista de tarefas organizada e gerenciável.
O principal passo que você pode dar para melhorar sua performance e gerenciamento do seu tempo é admitir que distrações são inevitáveis e que o melhor que você pode fazer é se preparar para elas.
Distrações no momento errado podem acabar com todo seu progresso e foco na atividade que você está realizando. No entanto, isso não quer dizer que precisamos estar completamente focados o tempo todo. Na verdade, distração e procrastinação são vitais para uma vida saudável e até encorajam o pensamento criativo.
Por isso, ao invés de permitir que o seu cérebro ou seus colegas te distraiam no meio de algo importante, defina horários específicos para procrastinação e distração.
Vamos aos fatos finais
É pouco provável que você conseguirá passar um dia inteiro sem se distrair. E você precisa de um tempo para respirar, afinal você não é uma máquina.
Todos nós passamos por diversas distrações todos os dias. E elas fazem com que não tenhamos muita produtividade o que tenhamos menos do que de costume. Pense sobre tudo o que gera a sua distração ao longo do dia e você verá que a tecnologia tem um peso enorme na sua lista.
Busque associar novos hábitos (conforme o vídeo abaixo), avalie cuidadosamente o quanto você usa o seu smartphone diariamente para checar as redes socais, e-mails, WhatsApp e outras coisas que não são relacionadas com trabalho.
Deixe claro para as pessoas com quem você convive que você precisa do seu tempo, seu foco, seu planejamento. Crie a sua lista de tarefas e busque executar o máximo de atividades que estão nela.
Com estas medidas, certamente a sua produtividade irá gradativamente melhorar e você se sentirá mais eficiente e realizado ao final do dia.
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