Você pode aprender a definir prioridades para melhorar sua performance…

Aqui está o primeiro artigo sobre a 12 coisas que fazem você perder tempo. Se você chegou neste artigo e ainda não viu a introdução onde descrevo resumidamente todos os 12 itens que são a base para esta série, então clique aqui.

Se você anda sofrendo com a falta de tempo, a solução pode ser na organização das suas tarefas e na forma como você irá definir prioridades para as coisas.

Entenda que quanto mais prioridades você tem, menos prioridades são reais. OI? Como assim? Calma aí que explico. Quem prioriza tudo na vida acaba fazendo com que as coisas fiquem no mesmo nível de importância e, por isso, não prioriza nada, entende? Definir prioridades certas no momento certo é o segredo.
Saber organizar as tarefas de forma mais inteligente e adequada vai te ajudar a chegar em melhores resultados.

A pergunta é como definir prioridades?

Para começar faça uma lista com todos as tarefas que você faz ao longo de um dia, semana, mês. Anote tudo e não esqueça nada. Não precisa ter ordem, lógica ou qualquer outra coisa.

Se quiser, pare um pouco aqui e comece a fazer a sua lista.
Na sequência classifique as tarefas conforme o impacto que elas apresentam na sua vida, rotina e trabalho.

Classifique suas tarefas – Baixo, médio, alto impacto

Veja a seguir a classificação de impacto das tarefas ordenas por tarefas/atividades de alto impacto, tarefas/atividades de médio impacto, tarefas/atividades de baixo impacto, tarefas/atividades delegáveis e tarefas/atividades elimináveis.

Atividades de Alto Impacto

Atividades/tarefas de alto impacto são aquelas onde outra pessoa depende do que você vai fazer para continuar. Se você deixar de fazer o que precisa ser feitos, algo não vai progredir por falta desta atividade e o impacto no resultado é alto. Ainda, não menos pior, alguém (que não eu) é prejudicado.

Atividades de Médio Impacto

Atividades/tarefas de médio impacto são tarefas que influenciam o meu trabalho. Minha ação depende disso para eu continuar e obter o resultado das tarefas que eu desejo obter. Se eu não executar esta atividade quando devo, algo não vai progredir por falta desta atividade. O impacto no resultado é médio e apenas eu vou ser prejudicado.

Atividades de Baixo Impacto

Atividades/tarefas de baixo impacto são tarefas que você adora fazer. A atividade me dá prazer e não é necessariamente importante, mas eu gosto. O impacto no resultado é baixo e se a tarefa for feita ou não, não terá influência ou apenas pouca nas outras pessoas e como as coisas se desenvolvem a partir disso.

 

Atividades Delegáveis

Atividades/tarefas delegáveis são tarefas que posso transferir para outras pessoas. Outra pessoa executa a atividade e eu acompanho os resultados e andamento do que está sendo feito.
Normalmente são rotinas com padrões definidos e podem ser, de forma simples, explicadas para outras pessoas que conseguem reproduzir exatamente o que está sendo solicitado. O impacto no tempo liberado é alto. Fique atento para não esquecer de acompanhar os resultados e a tarefa em si.

Atividades Elimináveis

Atividades/tarefas elimináveis são tarefas que você pode eliminar completamente e não irão fazer falta. Você não precisa delas e elas geram apenas perda de tempo.

 

Aproveite, anote, pratique, refaça quantas vezes for necessário até conseguir ter o resultado esperado. Nem sempre a primeira versão será a melhor, ok?

 

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